Harcama analizi: harcamalarınızı etkili bir şekilde analiz etmek ve yönetmek için 7 adım

Araştırmaya göre, istatistiksel modeller ve gelişmiş analitik, geleneksel fiyatlandırma modellerine kıyasla satın alma maliyetlerinin% 3-8’ini kurtarabilir. Örneğin, 75 dolara mal olan A4 boyutunda bir kağıt raybası büyük bir kuruluşta fark edilmeyebilir, ancak bu maliyeti en verimli satıcıdan satın alarak rayba başına 50 dolara düşürmek yalnızca bir üründe ayda binlerce dolar tasarruf sağlayabilir.

Büyüklükleri ne olursa olsun, kuruluşlar genellikle mal ve hizmet tedarik etmek için fazla harcama yaparlar. Ve çoğu, verileri analiz etmek ve giderlerini yönetmek için etkili bir mekanizmadan yoksundur.

Harcama analizi ve yönetimi, harcamaların toplanmasını, sınıflandırılmasını ve analiz edilmesini içerir. Harcama yönetiminin önemi, daha fazla maliyet tasarrufu fırsatları, daha iyi harcama görünürlüğü ve manuel olarak yoğun süreçlerin ortadan kaldırılmasıdır. Etkin harcama analizi için kuruluşların talep işleme, bütçeleme, planlama, tedarikçi ve sözleşme yönetimi ile ilgilenmeleri gerekir.

Etkili bir harcama analizini nasıl yapabileceğinize dalalım.

1.Harcama kaynaklarını belirleme:
Kuruluşların tüm harcama alanlarını kuşbakışı görmeleri gerekir. Bu kaynaklar arasında maaşlar, kira, kamu hizmetleri, lisanslar, reklam, pazarlama, sigorta, işlemler ve sözleşmeler bulunur.

2.Verileri merkezi bir depoda harmanlayın:
Harcama verileri hassastır ve genellikle aşağıdaki gibi kaynaklardan gelir:

Muhasebeler
Tedarikçi verileri
İşlem verileri
Kredi notları
Satınalma siparişleri
Tedarikçi sözleşmeleri
Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) sistemi
Yapay zeka tabanlı bir sistem yardımıyla, panoların ve özel grafiklerin birleşik görünümüne (ör. şelale grafiği, Pareto grafiği, ağaç haritası, çok boyutlu rapor ve harita raporu) güvenli bir şekilde erişebilirsiniz.

3.Verileri doğrulama ve temizleme:
Veriler çıkarımlara yardımcı olur ve daha iyi harcama kararları vermede yardımcı olur. Örneğin, yıllık geliri 2 milyar dolar olan orta ölçekli bir imalat şirketinin tedarik verileri, her biri birden fazla fiyat sürücüsü olan tek bir kategori için 20.000’den fazla işleme sahipti. MS Excel’deki bu veri hacminin manuel olarak doğrulanması ve temizlenmesi, zaman alıcı ve yanlış olmasını sağlar. Bu nedenle, işlemleri doğru bir şekilde doğrulamak ve yinelenen ve hatalı verileri temizlemek için doğru ve sağlam modellere sahip olmak zorunludur.

4.Veri kategorileri, kpı’lar ve metrikler:
Verileri kuruluşun ihtiyaçlarına ve hedeflerine göre farklı kategorilere ayırın. Veriler ayrıca kuruluşla ilgili temel performans göstergelerine (KPI’LAR) göre ayrılmalıdır, örneğin:

Maliyet tasarrufu
Tedarikçi performansı
Çalışan Kpı’ları
Operasyonel KPI’LAR
Yönetim altında harcama

5.Harcama kalıplarını analiz etme:
Verileri analiz etmek, anormallikleri, yinelenen harcamaları ve giderebileceğiniz yinelenen harcamaları belirlemenize yardımcı olur. Harcama analizi türlerinden bazıları şunlardır:

Kuyruk harcama analizi: Daha az odaklanma nedeniyle aktif veya stratejik olarak yönetilmeyen harcamaların% 10-20’sini izleme (örn. Düşük değerli satın alma)
Satıcı harcama analizi: Kritik satıcılara yapılan harcamaları analiz etmek için geçmiş verileri kullanma
Kategori harcama analizi: Her harcama kategorisine üst düzey bir genel bakış (örneğin, paketleme, içerik maddeleri, dağıtım, pazarlama ve satış, BT ve diğerleri)
Kalem harcama analizi: Maverick harcamalarını veya tercih edilmeyen satıcılardan yapılan satın alımları izole etmek için her kalem / SKU düzeyindeki harcamaları analiz etme
Ödeme dönemi harcama analizi: Fatura ödemelerindeki indirimlerden yararlanmak için satın alma-ödeme (P2P) sürecindeki ödeme uygulamalarını gözden geçirme
Sözleşme harcama analizi: Satıcılarla harcama sızıntısı analizi yoluyla en iyi anlaşmalı anlaşmaların sağlanması

6. Strateji oluşturma ve değişiklikleri yürütme:
Verileri analiz edin ve değişiklikleri aşamalar halinde yürütün. Bunu departman veya organizasyon çapında yapabilirsiniz. Bireysel karar vericiler bile giderleri analiz edebilir, etkin harcama yönetimi için stratejiler benimseyebilir ve akıllı finansal kararlar alabilirsiniz.

7.Olayları tahmin etme:
Olayları tahmin edin ve bütçelerinizi yüksek ve düşük iş mevsimleri için daha iyi bir şekilde hazırlayın. Bu, iş büyümesinin diğer yönlerine odaklanmanız için size daha fazla zaman verir.

Harcama analizi ezici olmak zorunda değildir, bu da sığ veya yanlış içgörülerle sonuçlanır. Tahrik AI yardımı-analitik çözümleri harcamak, daha az çalışanlar ile daha az zaman ve iş yapabilirsiniz.

kaynak : https://www.business2community.com

Facebook\\\\\\\'ta paylas

Tweetle